Bergschenhoek, 17 november 2003
Aan het Bestuur van de Bijvoet & Byvoet Stichting
Geacht Bestuur,
Jan Buijvoets en ondergetekende, met medeweten van François, presenteren u een geheel gerenoveerde website met het verzoek in te stemmen onze “oude” website te vervangen door deze “nieuwe” website.
De nieuwe website staat al een paar maanden gebroederlijk naast de oude website op onze server in Amerika te wachten om de taak van de oude website over te nemen.
Het adres van de oude website is, zoals bekend: www.bijvoet.org.
Het adres van de nieuwe website is voorlopig: www.bijvoet.org/BBsite.
Het verzoek is de nieuwe website te bezoeken en te onderzoeken. Bewonderen mag ook.
Na goedkeuring door het Bestuur zal de oude website worden vervangen door de nieuwe website.
Het vervaardigen van deze nieuwe website was enorm veel werk. Het was ook alleen mogelijk doordat ik gepensioneerd ben en dus nog zoekende om mijn tijd nuttig te besteden. Verder werd het mogelijk gemaakt dank zij de enorme inzet van onze enthousiaste Jan Buijvoets. Hij heeft zijn toezegging tijdens laatstgehouden bijeenkomst om mee te werken aan vernieuwing van de website meer dan waar gemaakt.
In principe zijn alle documenten - zoals door de studenten destijds op de oude website gezet - zonder enige weglating en ongewijzigd overgeheveld naar de nieuwe website.
De enige documenten die niet overgeheveld zijn betreffen de landkaarten, waar ik geen raad mee weet. Deze landkaarten (trouwens alle documenten op de oude website) blijven voorlopig nog bewaard op de server.
Een van de redenen voor totale vernieuwing van de website is om tijdens onze bijeenkomsten niet meer te hoeven discussiëren over de techniek van de website. We kunnen ons dan meer bezig houden met het echte werk, namelijk de genealogie van de familie.
Er is voor gekozen om met een afgerond voorstel voor deze vernieuwde website te komen. Elke webbladzijde is minimaal met een webbladzijde “gevuld”. Daarmee is in ieder geval het gereedschap klaar om latere aanvullingen eenvoudig te kunnen realiseren. De hoofdindeling van de website ligt echter vast, zodat gericht en eenvoudig gewerkt kan worden aan het verbeteren van de oude documenten en het maken van nieuwe documenten.
We kunnen ons voorstellen dat er diverse vragen zijn over de nieuwe website. Voorgesteld wordt alle vragen deze week per e-mail aan bestuur@bijvoet.org af te handelen.
Desgewenst willen we natuurlijk ook telefonisch vragen beantwoorden (Jan: 023 547 1292 en Leo:010-521 6310).
Aangenomen wordt dat ieder bestuurslid onze nieuwe website kritisch tot op de bodem bestudeert. Alle e-mails over correcties, taalfouten, verbeteringen, voorstellen, enzovoorts, zijn meer dan welkom.
De planning is eind deze week de nieuwe website on-line te zetten. Deze week werken we dan ook aan de eerste nieuwsbrief om alle leden en alle eerdere bezoekers aan onze website kond te doen van de vernieuwing van onze website. De leden krijgen bovendien allemaal een e-mail met gebruikersnaam en wachtwoord voor de desbetreffende onderdelen van de nieuwe website.
Met vriendelijke groet, Leo Bijvoet
Nadere toelichting op nieuwe website is gesplitst in twee delen.
Het eerste deel geeft waar nodig per webbladzijde op de hoofdpagina een nadere toelichting.
Het tweede deel geeft de overige aspecten aan die aandacht vragen van het bestuur.
Allereerst de kwestie van de taal. Het is voor mij ondoenlijk om de gehele website in de Engelse taal te schrijven. Bovendien is de afgelopen jaren gebleken dat de paar buitenlandse familieleden die gereageerd hebben de Nederlandse taal bijna allemaal machtig zijn. De enkeling die mij in het Engels benaderde kon heel goed uit de voeten met de website, ondanks de taal. Van de andere kant heb ik notabene van Nederlanders een aantal keren een e-mail ontvangen in de Engelse taal.
Een tweetalige website is mogelijk, maar toch nog een hell of a job.
Als voorbeeld staat op de hoofdpagina een link naar de Franse taal (franse vlag). François was zo vriendelijk om hiervoor de Nederlandse hoofdpagina te vertalen. Het idee wordt van een tweetalige website wordt hiermee verduidelijkt.
Hiermee doorgaan is mogelijk, maar dan dienen eigenlijk alle pagina’s van het tweede niveau ook in het Frans vertaald te worden. Het betreft dan een stuk of 15 webpagina’s (alle webbladzijden op de rechterzijde van de hoofdpagina).
Een aantal onderdelen aan de rechterzijde van de hoofdpagina willen wij hierna toelichten.
Een kleine trucage is toegepast op de foto die gemaakt is tijdens de oprichting van de Stichting. De kraag van Paul’s overhemd zat namelijk niet netjes.
Bij de ledenlijst staan de werkelijke e-mail adressen van de
leden en niet de voorheen toegepaste XXX@bijvoet.org
adressen. In dit verband wordt verwezen naar deel 2, de paragraaf over het e-mail
verkeer.
Mogelijk dat een lid niet op deze ledenlijst vermeld wil worden, of zonder zijn
/ haar e-mail adres. Dat is uiteraard geen probleem.
Kan iemand me helpen aan de gegevens (adres etc.) van de
leden Monique en Paul (B)?
Is Jan Buijvoets uit Hengelo nu ook lid?
De archiefstukken van de Stichting zullen als een van de weinige onderdelen alleen toegankelijk zijn voor de leden (wachtwoord noodzakelijk).
De oorspronkelijke welbekende figuur heb ik hier in de vorm van een PowerPoint presentatie in een modern jasje gestoken. Mogelijk dat niet oudere computers deze presentatie (met name de diapresentatie met alle animaties) niet goed kunnen weergeven. Gaarne commentaar, zodat we hieraan kunnen schaven.
De titel van deze webpagina bevalt me nog niet.
De bedoeling is wat meer informatie te verstrekken aan de bezoekers van de website om ze meer te betrekken bij het werken aan de genealogie.
De presentatie van de stambomen is het belangrijkste onderdeel van de website. Eigenlijk zou dat ook op de nieuwe website nog wat nadrukkelijker naar voren moeten komen. Ook achter de schermen van de website (oftewel het ontwerp van de website) vormen de stambomen ook een geheel apart onderdeel.
We weten wat we willen, maar het is nog niet gelukt om het te realiseren. Wat we willen is aangegeven in deel 2, de paragraaf: Presentatie van de genealogische gegevens.
Voor het moment hebben we voorlopig opgenomen:
Het meeste werk was om alle documenten vanuit de oude website over te hevelen naar de nieuwe website. Door de studenten waren alle gescande documenten (zowel teksten als foto’s) zonder meer gescand en door middel van miniaturen (thumbnails) op de website gezet. Deze documenten waren gesorteerd naar de diverse familietakken, zoals: Zeelandse stamboom, Noord-Brabantse stamboom, Hechtelse stamboom, Hasseltse stamboom, en dergelijke.
Deze documenten zijn nu opgenomen als een artikel over een familie(tak); dus bijvoorbeeld: “De familie uit Hechtel”. Deze nieuwe benamingen moeten gezien worden als eerste vertaling. De desbetreffende “familie” wordt verzocht verbeteringen en aanvullingen te verstrekken.
De tekstdocumenten zijn nu per familietak opgenomen in afzonderlijke artikelen. Voor de leesbaarheid wordt daarbij geen gebruik gemaakt van miniaturen voor de gescande documenten en bijbehorende foto’s.
Geconcludeerd is dat diverse artikelen veel aan waarde winnen als ze door de “auteur” of “uitgever” van het desbetreffende artikel verder worden bijgewerkt. Nu zijn de documenten namelijk zonder enige wijziging of correctie overgeheveld van de oude site naar de nieuwe site.
Mijn flesje gemalen Bijvoet als voorzet voor deze webbladzijde opgenomen. Volgens mij heeft Michel nog zo het een en ander in zijn archief wat hier opgenomen kan worden.
Veel werk geweest, maar een dankbare klus.
Vooral de studenten hadden veel foto’s op Internet gezet, echter zonder enige toelichting wie of wat het voorstelde. Op deze wijze heeft het publiceren van foto’s geen zin.
Wij hebben nu de foto’s gepubliceerd met een speciaal hulpmiddel, een soort diapresentatie. De voordelen van dit hulpmiddel zijn:
Het was aardig om te ontdekken hoe de studenten te werk zijn gegaan. Op de eerste foto van de familie uit Hasselt had iemand op de trouwjurk met de hand geschreven “Andre Byvoet & Fontaine”. De studenten hadden dit in de titel van de foto verwerkt (niet zichtbaar voor de websitebezoeker). Ik heb alle onvolledige titels nu zichtbaar onder de foto gezet.
De foto’s zijn door mij zo goed mogelijk overgeheveld van de oude naar de nieuwe website. Het is nu een klein kunstje om de volgorde van de foto’s te wijzigen of foto’s op te nemen in aparte albums. Elk album krijgt een eigen naam op de desbetreffende indexpagina.
Mogelijk kunnen nog enkele foto’s van individuen worden overgeheveld naar de desbetreffende stamboom.
Ik meen dat Jan Buijvoets laatstgehouden vergadering diverse ideeën had om aan de nodige financien te komen via verkoop van allerlei producten als stambomen en dergelijke. Voorlopig is als voorbeeld voor deze webbladzijde alleen nog de Bijvoet Likeur opgenomen, compleet met bestelformulier. Volgens mij stijgt de omzet na publicatie van de nieuwe website aanzienlijk.
Lang over gesproken, maar dank zij Jan is het nu al operationeel. En hoe! Gelijk proberen!
Je kunt het nauwelijks merken, maar het programma hiervoor wordt verzorgd door http://www.write2me.nl/. Op onze website draait het gastenboek nu nog gratis; vandaar de reclame erbij. Bestuur en penningmeester moeten overwegen of wij dit gastenboek zonder reclame willen gebruiken. Dat kost ons dan een jaarlijks bedrag van € 50. Dit kan best wachten tot de volgende bijeenkomst.
Ook een lumineus idee van Jan is om onze site te promoten
door middel van een Nieuwsbrief.
Het doel van de Nieuwsbrief is het verkrijgen van e-mail adressen van alle geïnteresseerde
bezoekers, zodat we een uitgebreide mailinglist opbouwen (we hebben nu al 30
e-mail adressen). Deze geïnteresseerden kunnen we dan geïnteresseerd houden
door ze allemaal tegelijk een e-mail te zenden als er weer eens wat nieuws is te
vertellen over de stambomen of andere familiezaken (een nieuwsbrief sturen). De
praktijk is namelijk dat we van veel mensen een enthousiaste reactie krijgen,
maar daarna bloedt het contact dood. Door de mailinglist kunnen we ze continu
bestoken, zodat ze warm lopen om lid te worden.
Bij de opzet van de nieuwe opzet werden een aantal eisen gesteld:
Alleen de uitgebreide stambomen en het archief van de Stichting zijn momenteel uitsluitend toegankelijk voor leden. Zie ook hierna.
De presentatie van de genealogische gegevens op onze website kan het beste in de vorm van een gestandaardiseerd genealogisch rapport.
Omdat we momenteel over zes Stambomen beschikken en twee Verzamelingen, is het daarbij noodzakelijk te beschikken over een goede zoekmachine op de website.
Een goed voorbeeld is te zien op de website van Noord-Limburg. Het adres is:
http://users.skynet.be/bob.joosten/gp_noord_limburg.htm
Op de zoekmachine kan een naam worden ingevuld (Type maar eens in: Beyvoets)Dan verschijnen de plaatsnamen met een stukje stamboom waar deze naam in voorkomt. Bij aanklikken van de plaatsnaam komt men dan in de stamboom bij die man/vrouw.
Wij gebruiken straks stamboom-namen in plaats van plaats-namen op onze zoekmachine.
Het opnemen van foto’s in de stamboom is nog steeds een probleem. Dat het probleem op te lossen is, blijkt uit het voorbeeld dat we op Internet vonden. Het adres is:
http://home.hetnet.nl/~mfietje/familytree/index1.htm. Wel even links op Genealogie klikken en daarna een eindje naar beneden scrollen om de foto’s te zien.
Het voor deze website gebruikte programma heeft het nadeel dat de foto’s zo vreemd midden in de tekst zijn geplaatst.
Jan en ik stropen momenteel de markt af om een geschikt programma te vinden.
Voorlopig hebben we op de nieuwe website de stambomen gepresenteerd als pdf-files en een namenlijst gebruikt als “zoekmachine”.
Overige presentatiemogelijkheden zijn er legio. Denk maar aan een letterlijke stamboom, afgedrukt op een groot vel papier. Laatstgehouden vergadering hebben we met knip- en plakwerk een voorbeeld op tafel gehad. Al deze presentatiemogelijkheden zijn in ontwikkeling en komen straks in de Webshop terecht. Tegen vergoeding van kosten kan iedereen dan bestellen wat men wil.
De opzet van de nieuwe website is vooral ook gericht op het aantrekken van nieuwe leden. Tot op heden valt het tegen hoeveel familieleden zich aanmelden als lid. Ook degenen die een wachtwoord hebben aangevraagd zie je eigenlijk nooit meer terug.
Om geïnteresseerden over te halen om lid te worden wordt voorgesteld:
·
Het lidmaatschap te halveren naar € 25,--
Volgens een marktmechanisme schijnen we daardoor eerder meer dan minder gelden
aan te trekken.
·
De gehele website praktisch vrij toegankelijk te maken voor
bezoekers.
De prikkel om toch lid te worden is voornamelijk gevonden door beperkte stambomen
op te nemen (vrij toegankelijk) en uitgebreide stambomen (alleen voor leden).
De beperkte stambomen bevatten geen “Notes” (smeuïge verhalen, beroepen,
foto’s, etc.) en bij alle levenden zijn de datums automatisch vervangen door
“Private”.
Vooral het laatstgenoemde lijkt mij een enorme stimulans om lid te worden. Alle
levende bezoekers van onze website vinden het namelijk enorm hinderlijk om
achter hun eigen naam bij hun geboortedatum te zien staan: “Private”.
Hoewel bedoeld als prikkel om lid te worden, hebben we onder het mom van privacy de toegang tot de uitgebreide stamboom geblokkeerd voor niet-leden.
Volstaan kan worden met alle leden dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord te verstrekken. Dit zal ingesteld worden en bekend gemaakt bij het in bedrijf stellen van de nieuwe website.
Eerder gebruikten we XXX@bijvoet.org voor iedereen afzonderlijk. Het nut ervan wordt niet ingezien, en brengt een hoop administratie met zich mee. Het voorstel is iedereen met hun eigen e-mail adres in de ledenlijst te zetten. Als men dat niet wil wordt zijn / haar e-mail adres niet vermeld op de ledenlijst zoals gepubliceerd op de website.
Het e-mail adres XXX@bijvoet.org wordt nu alleen nog gebruikt voor groepen.
Momenteel zijn op de server in Amerika een 4-tal e-mail adressen operationeel, namelijk:
·
info@bijvoet.org
E-mail adres zoals deze veel op onze oude en nieuwe website staat aangegeven
voor het verkrijgen van inlichtingen en dergelijke. Op dit moment komen deze
e-mails terecht bij Francois Byvoet, Jan Buijvoets en Leo Bijvoet (soort
systeembeheerders van onze website). Wij hebben afgesproken dat de eerste die
in de gelegenheid is een ontvangen e-mail afhandelt (soort administratie van
onze website).
Ook als iemand een bericht zet in het gastenboek komt er van onze nieuwsbrief
leverancier automatisch een e-mail. Hierdoor hopen we een goede gastheer te
zijn. Een gastenboek verziekt als nooit iemand reageert.
·
bestuur@bijvoet.org
E-mail adres voor alle bestuursleden van de Stichting.
E-mails aan het bestuur worden ook doorgezonden aan vorig e-mail adres.
·
all@bijvoet.org
E-mail adres voor alle leden.
E-mails aan de leden worden ook doorgezonden aan alle vorige e-mail adressen.
·
allworld@bijvoet.org
E-mail voor iedereen die geïnteresseerd is en zijn e-mail ooit eerder heeft
verstrekt of zijn / haar e-mail opgeeft voor het ontvangen van een nieuwsbrief.
Op de desbetreffende mailinglist is de mogelijkheid aangegeven om zich van de
mailing-list te laten verwijderen. De mailing-list bevat momenteel een 30—tal adressen.
E-mails aan geïnteresseerden worden ook doorgezonden aan alle vorige e-mail
adressen.