Beste Bestuursleden,
Helaas moet ik jullie bij deze melden dat ik verhinderd ben de ledenvergadering van 5 september a.s. bij te wonen. Dat komt waarschijnlijk niet als een verrassing.
Aangezien ik er niet bij kan zijn, wil ik graag schriftelijk enige input leveren. Voor wat betreft de agendapunten die vermeld zijn op de website heb ik met uitzondering van de Franse pagina geen uitgesproken mening, omdat ik helaas de discussie en de voors en tegens niet heb kunnen aanhoren.
Met betrekking tot de meertalige site zou mijn voorkeur uitgaan om de voor het Engels gekozen oplossing ook voor het Frans kiezen. Dus één pagina met algemene informatie, zowel administratief als inhoudelijk. En daarnaast de mogelijkheid in het Engels of Frans geschreven materiaal in de oorspronkelijke taal op te nemen.
Als verslag van de werkgroep “Onze Geemigreerde Familieleden” kan ik melden dat de Engelstalige pagina er inmiddels is en dat de inventarisatie van buitenlandse familieleden in volle gang is. Binnenkort zal er een bericht jullie kant opkomen met een tussenrapportage over de achterhaalde informatie. Na publicering op de website en het verzoek om input van de leden zal er een mailinkje de deur uitgaan naar de familieleden waar een adres van is gevonden.
Ik sluit een bijlage bij waarin een viertal onderwerpen ter discussie. Aangezien ik de historie van de stichting niet ken en deze onderwerpen bepaald niet superorigineel zijn kan het zijn dat e.e.a. in het verleden reeds is besproken en dat er al beslissingen over genomen zijn. Anderzijds zou het kunnen dat de tijd rijp is om deze onderwerpen nu (opnieuw) te bespreken. Ik laat aan jullie als bestuur over wat ermee te doen. Als het in deze vergadering helemaal niet uitkomt hierover te praten, dan ik heb ik daarmee uiteraard geen enkel probleem. Ik probeer slechts van een grote afstand mijn steentje bij te dragen. Als er onduidelijkheden zijn en een nadere toelichting mijnerzijds gewenst is, laat me dat dan even weten.
Rest mij jullie een uitermate vruchtbare vergadering toe te wensen. Ik hoop dat de opkomst groot is.
Penticton, Canada
BIJLAGE: ONDERWERPEN TER DISCUSSIE (OF NIET...)
1. Mailing
Zijn we klaar voor een significante uitbreiding van het ledental?
Zo nee, spring dan naar het volgende onderdeel van deze bijlage.
Zo ja, is het dan misschien tijd een grote mailing de deur uit te doen? Voor een site en vereniging zo interessant als de onze en gezien de omvang van de doelgroep kun je je afvragen waarom na de exponentiele groei van begin dit jaar er de laatste tijd weinig nieuwe leden binnendruppelen. Ik zie verschillende mogelijke oorzaken:
1. Men weet niet van ons bestaan af (vind ik onwaarschijnlijk, maar zou wel eens de belangrijkste reden kunnen zijn)
2. Men kent ons en is niet geinteresseerd (in een aantal gevallen vast en zeker waar, maar toch niet op zo grote schaal)
3. Men kent ons, volgt het wedervaren op de website af en toe, aangezien het toch gratis is
4. Men kent ons en is vast van plan dat geld eens over te maken, maar het komt er steeds maar niet van
Mailing pakt in ieder geval groep 1 en 4 aan en mogelijk ook groep 3.
Een vluchtige zoektocht op het internet doet mij concluderen:
· Belgie: ongeveer 75 vermeldingen in het telefoonboek
· Nederland: ongeveer 330 vermeldingen in het telefoonboek
Hoeveel Bijvoeten er achter die vermeldingen schuilgaan en hoeveel er wegens geheime nummers niet in het boek staan en hoeveel geinteresseerden er zijn met een andere achternaam doet er even niet toe. Met de informatie uit de telefoonboeken, na aftrek van leden en reeds eerder benaderde personen en na aanvulling van de lijst door de leden komen we waarschijnlijk nog steeds op zo’n 400 adressen uit. Waarom schrijven we die niet allemaal aan? De ‘Buijvoets’ mailing heeft zo te zien groot succes gehad.
Drie man een weekend lang onder het genot van een kop koffie en het uitwisselen van familiewetenswaardigheden computeren, enveloppes vullen en stickers plakken.
De kosten even globaal geschat: €0,50 per brief (inclusief porto, envelop, toner etc) is ruim gerekend, dus in totaal €200. Dat is een hap uit ons budget, maar je hebt slechts acht nieuwe leden nodig om in één klap je geld terug te verdienen. Dat is een scoringspercentage van 2%, erg laag voor een zo gerichte mailing voor zo’n goed produkt. En als je maar vier nieuwe leden krijgt, dan heb je binnen twee jaar je geld terug en weet je voortaan dat we het echt alleen voor onszelf doen. Maar dat gebeurt natuurlijk niet, je scoort veel beter. Tussen die nieuwe leden zitten dan ook weer 10-20% actieve leden en zo groeit de sneeuwbal.
Zorg dat de mailing gemakkelijk te beantwoorden is. Een acceptgiro zal wel niet kunnen (bestaan die dingen eigenlijk nog?), maar prop er in ieder geval een antwoordenvelop bij (gefrankeerd verdubbelt de kosten van de mailing, maar zou wel effectiever zijn.). Sluit een simpel antwoordformulier bij en hoop dat ze het terugsturen (liefst met betaling). In de begeleidende brief op een vriendelijke manier op het geweten van mensen spelen over niet lid worden, maar wel de website regelmatig bezoeken.
2. Nieuw Website Onderdeel: Familieberichten
Zou het wat zijn om een sectie familieberichten op te nemen op de website. (Overzichtspagina gevoed door een standaard invulformulier.) Ik denk dan aan de vermelding van belangrijke gebeurtenissen in het leven van leden van de Bijvoetclan: geboortes, huwelijken, eindexamens, afstuderen, promoties, functiewisselingen, koninklijke onderscheidingen, serieuze sportprestaties etc. E.e.a. kan eventueel verluchtigd worden met scans van geboortekaartjes, babyfoto en dergelijke.
Hiermee ontvang je gratis de laatste genealogische basisgegevens en interesseer je mogelijk een groep Bijvoeten die misschien minder geinteresseerd zijn in Genealogie of Historie, maar wel in familienieuwtjes...
3. Substructurering Website
De onderdelen Artikelen (C1) en Weblinks (D3) worden zolangzaamaan zo uitgebreid (prachtig!) dat een interne structurering de overzichtelijkheid en het gebruiksgemak ten goede zou komen. Ik weet niet of dit moeilijk te realiseren is.
Bijvoorbeeld:
C1a Genealogische Brongegevens
C1b Biografieen van Markante Familieleden
C1c Familiegeschiedenis van familietakken
C1d Informatie over belangrijke vestigingsplaatsen
etc.
Er zijn natuurlijk diverse soorten andere indelingen te bedenken.
4. Jaarboek
Hoogstwaarschijnlijk is dit veel te ambitieus (en tevens redundant), maar is het iets om een jaarboek uit te geven, misschien in plaats van een gedrukt laatste nieuws, vergelijkbaar met de jaarboeken/almanakken van studentenverenigingen? Inhoud zou dan kunnen bestaan uit eerst wat algemene administratieve rompslomp, (namen bestuursleden, adres- en bankgegevens etc. vervolgens een smoelenboek, mededelingen van het bestuur, verslagen van de commissies en vervolgens de artikelen van het afgelopen jaar (of een bloemlezing daaruit). Voordeel lijkt me dat mensen het idee krijgen iets ‘tastbaars’ en exclusiefs te krijgen voor hun geld.
Met de hedendaagse “print on demand” technologie hoeft dat niet gek duur te zijn. Ik zou dan voorstellen te werken met een ledenprijs en een (duurdere) niet-ledenprijs voor het boek. En binnen het lidmaatschap een “opt-out” optie. Het is dus standaard inclusief jaarboek, bijvoorbeeld zo:
Lidmaatschap: €35
Lidmaatschap zonder Jaarboek: €25
Jaarboek voor niet leden: €15
Ik realiseer me dat dit een hoop werk is. Dit is alleen realistisch als als zich een enthousiaste redacteur opwerpt die hier werkelijk zin in heeft. En dat moet niet één van de webmasters zijn! Die moeten we als leden druk houden met de website, want dat blijft onze belangrijkste publicatie.
______________________