Naast de statuten voor de vereniging is destijds ook een concept reglement voorbereid, welke daarna echter nooit is geformaliseerd. Ook in de statuten wordt niet gesproken over een eventueel reglement.
Het concept is gearchiveerd om eventueel alsnog geformaliseerd te worden als hier behoefte aan ontstaat. Het zal dan echter ook aangepast moeten worden (vereniging i.p.v. statuten).
De tekst van het concept-reglement is hierna weergegeven.
Tekst van het oorspronkelijke concept reglement
Artikel 1. BESTUURSVERKIEZING
Eens in de vier jaar treedt het gehele bestuur van de Bijvoet & Byvoet Stichting af en zijn allen terstond herkiesbaar. Dit onderdeel regelt de verkiezingen voor het bestuur van de stichting.
Lid 1:
Om de vier jaar wordt een bestuur gekozen. Het is aan de huidige voorzitter om de verkiezingen uit te roepen. Zo de voorzitter nalaat de verkiezingen aan te kondigen binnen de vier jaar van zijn termijn, kan ieder ander lid van de vereniging de verkiezingen aankondigen.
Lid 2:
Gezien het internationale karakter van de vereniging worden de verkiezingen per mail of brief georganiseerd. Hierdoor vervalt de anonimiteit of het geheim van de stemming.
Lid 3:
Het is aan de voorzitter van de vereniging om een neutraal en betrouwbaar lid van de vereniging aan te duiden om de verkiezingen te organiseren.
Lid 4:
Deze persoon moet de steun genieten van alle kandidaat-bestuursleden. Indien een kandidaat geen vertrouwen heeft in de door de voorzitter aangeduide organisator kan hij deze wraken. De voorzitter kan een nieuwe organisator aanduiden of de wraking weigeren. Indien de voorzitter weigert een organisator te wraken heeft hij de volledige steun nodig van zijn bestuur en van ten minste ¼ van de leden.
Lid 5:
Een kandidaat heeft de vrijheid zelf een ander lid toe te voegen als organisator van de verkiezingen. Indien er meer organisatoren zijn, vormen zij een college, waarbinnen de door de voorzitter aangeduide persoon de leiding heeft.
Lid 6:
Om een ander lid toe te voegen als organisator moet het kandidaat lid minstens de steun genieten van vijf leden. M.a.w. een ander lid als organisator van de verkiezingen dient voorgedragen te worden door een kandidaat bestuurslid en vijf gewone leden.
Lid 7:
Indien aan de voorwaarden voldaan werd, kan het bestuur zich hier niet tegen verzetten.
Lid 8:
De organisator of organisatoren mogen zelf niet deelnemen aan de verkiezingen of moeten minstens als enige kandidaat zijn voor een bepaalde bestuursfunctie. Een kandidaat-voorzitter kan onmogelijk tevens organisator zijn.
Lid 9:
De organisator legt een datum vast voor de verkiezingen. Ten laatste tien dagen voor de verkiezingen moeten alle kandidaturen binnen zijn bij de organisator, die de plicht heeft elke kandidatuur onmiddellijk te bevestigen, zodanig dat het kandidaat-bestuurslid de zekerheid heeft dat zijn kandidatuur geldig is.
Lid 10:
Samen met zijn kandidatuur kan het kandidaat-bestuurslid een klein verkiezingsprogramma van +/- 20 regels mee versturen. Ten laatste vijf dagen voor de verkiezingen stuurt de organisator alle gegevens samen door naar een webmaster, die enerzijds de lijst van de kandidaten zal publiceren en anderzijds een pagina met de programma's en propaganda zal publiceren. De publicatie moet alleszins geschieden vóór de verkiezingen.
Lid 11:
Vanaf de datum van de verkiezingen kunnen de leden stemmen gedurende 10 dagen. De stemming geschiedt per mail of per brief en in ieder geval schriftelijk aan de organisator op het door hem medegedeelde adres.
Lid 12:
Ieder lid heeft slechts één stem.
Lid 13:
De organisator ziet toe op het eerlijk en sportief verloop van de verkiezingen.
Lid 14:
Indien één van de kandidaat bestuursleden zich schuldig maakt aan enige vorm van fraude, bedrog of andere vorm van onsportief gedrag kan de organisator dit melden aan de leden en voorstellen deze kandidaat te schrappen. Gezien de hoogdringendheid dient hiervoor geen algemene vergadering te worden bijeengeroepen. De leden van de vereniging kunnen per mail of per brief hun al dan niet akkoord hierover meedelen. Indien de helft van de leden instemt met een schrapping is het kandidaat-bestuurslid geschrapt als kandidaat.
Lid 15:
Ten laatste vijf dagen na de laatste verkiezingsdag maakt de organisator per mail aan alle leden de resultaten van de verkiezingen bekend. Geen resultaten mogen bekend gemaakt worden voor het einde van de laatste verkiezingsdag, tenzij alle leden reeds gestemd hebben.
Lid 16:
De webmaster publiceert de uitslag van de verkiezingen op de site www.bijvoet.org gedurende minstens een maand.
Lid 17:
Het oude bestuur blijft haar taken opnemen tot aan de aanvang van het nieuwe bestuur, zelf indien de termijn van vier jaar hierdoor overschreden zou worden
Lid 18:
Bij de verkiezingen treden alle bestuursleden af en zijn terstond herkiesbaar. Er staat geen limiet op het aantal herverkiezingen van een bestuurslid. Ieder lid kan zich kandidaat stellen voor een bepaalde functie in het bestuur. Als er meerdere kandidaten zijn voor een bepaalde functie, dan moet er worden gestemd.
Lid 19:
Leden die zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie, doch hun lidgelden niet betaalden kunnen door het huidig bestuur geschrapt worden. Dit gebeurt met een 2/3 meerderheid van de bestuursleden.
Lid 20:
Op de eerste bestuursvergadering of algemene vergadering na de verkiezingen neemt de nieuwe voorzitter de leiding over van de oude voorzitter.
Lid 21:
Het nieuwe bestuur bepaalt in onderling overleg de functieverdeling binnen het bestuur. Tenminste de volgende functies dienen te worden benoemd: voorzitter, ondervoorzitter, schatbewaarder, secretaris en webmaster
Lid 22:
De voorzitter, alsook elk ander lid van het bestuur, kan ten allen tijde voorstellen een lid van de vereniging te coöpteren in het bestuur.
Lid 23:
Het uittredend bestuur stemt met unanimiteit over het aantal bestuursplaatsen binnen het nieuwe bestuur. Indien er meerdere vacatures zijn voor eenzelfde functie, bv. webmaster of gewoon bestuurslid, zijn de verkozenen zij die het meeste aantal stemmen behaalden.
Opgesteld André Byvoet. Laatst bijgewerkt: 5-11-04
Artikel 2. WEBSITE
Volgens de statuten dient de website de doelstellingen van de stichting te ondersteunen.
Om het beheer en behoud van de gegevens op de website te waarborgen zijn in dit reglement de volgende regels opgenomen.
Lid 1:
De webbeheerders zijn verantwoordelijk voor het beheer en het behoud van de gegevens op de website. Gewaarborgd dient te worden dat van alle gegevens op de website eens per maand een back-up wordt gemaakt.
Lid 2:
De persoonlijke gegevens van de leden op de website worden beveiligd door persoonlijke inloggegevens. Alle leden kunnen zelf hun eigen gegevens wijzigen.
Lid 3:
Door het bestuur wordt bepaald welke leden in welke mate de stamboomgegevens op de website mogen wijzigen.
"